Gebruikt u wel de juiste aanmaningstekst?

dinsdag 13 jun 2017

Zo niet, dan is een consument-klant geen buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd.

Buitengerechtelijke incassokosten: wat zijn dat eigenlijk?

Buitengerechtelijke incassokosten (hierna: incassokosten) zijn in de regel bedragen die in rekening worden gebracht door een schuldeiser nadat een factuur onbetaald is gebleven. Buitengerechtelijke incassokosten staan nog wel eens vermeld op een betalingsherinnering of aanmaning als “administratiekosten” of “herinneringskosten”.

Buitengerechtelijke incassokosten: mag dat zomaar?

Nee, een consument-klant hoeft in rekening gebrachte incassokosten niet altijd te voldoen.

Aan een consument mogen incassokosten alleen in rekening worden gebracht nadat aan een aantal voorwaarden is voldaan. Aan welke voorwaarden moet worden voldaan?

Allereerst dient de consument in verzuim te zijn. Hiervan is in de regel sprake na het verstrijken van de betalingstermijn van de factuur.

Ten tweede zal de consument een juiste aanmaning moeten hebben ontvangen en deze aanmaning is niet volledig binnen de gestelde betalingstermijn voldaan. Hieronder zal hier verder op worden ingegaan.

 

Juiste aanmaningstekst?

Een aanmaning aan een consument dient aan de volgende vereisten te voldoen:

  •  (i)   een betalingstermijn van minimaal 14 dagen;
  •  (ii)  deze betalingstermijn vangt op zijn vroegst aan op de dag na de dag van ontvangst van de aanmaning en;
  •  (iii)  in de aanmaning staat wanneer de betalingstermijn van 14 dagen aanvangt;
  •  (iv)  in de aanmaning staat dat incassokosten in rekening zullen worden gebracht als deze aanmaning niet volledig binnen de betalingstermijn wordt voldaan.

Als de tekst van de aanmaning niet aan bovenstaande vereisten voldoet, is de consument nimmer incassokosten verschuldigd.

Uit het voorstaande volgt dat de volgende veelgebruikte aanmaningsteksten niet juist zijn geformuleerd ten aanzien van voornoemde punten i t/m iii (de veertiendagentermijn): “volledige betaling binnen 14 dagen na dagtekening” of “ volledige betaling binnen 14 dagen na verzending van deze aanmaning”. Een juiste formulering van punten i t/m iii is bijvoorbeeld: “volledige betaling binnen 14 dagen vanaf de dag nadat deze brief bij u is bezorgd” of “volledige betaling binnen 15 dagen nadat deze brief bij u is bezorgd”.

Omdat de aanvang van de betalingstermijn gerelateerd is aan de dag van bezorging is het raadzaam om deze aanmaning per aangetekende brief of per e-mail met ontvangstbevestiging te verzenden. Hierdoor kunt u bewijzen dat de consument de aanmaning heeft ontvangen, voor het geval ontvangst wordt betwist.

Buitengerechtelijke incassokosten: hoeveel?

Heeft de consument de juist geformuleerde aanmaning in het geheel niet betaald of slechts een deel daarvan? Dan mag u incassokosten in rekening brengen over het nog openstaande bedrag (ook wel hoofdsom genoemd). De wetgever heeft bepaald welk bedrag maximaal in rekening mag worden gebracht aan een consument. Minder of niets in rekening brengen, mag uiteraard altijd. Hieronder staat de wettelijke staffel voor incassokosten:

 

Hoofdsom tot en met

Toepasselijk percentage

Maximum

€ 2.500

15% over de hoofdsom

€ 375 (min. € 40) 

€ 5.000

€375 10% over (hoofdsom - € 2.500)

€ 625

€ 10.000

€625 5%over (hoofdsom - € 5.000)

€ 875

€ 200.000

€875 1%over(hoofdsom - € 10.000)

€ 2.775

Boven de € 200.000

€2.775 0,5%over(hoofdsom - € 200.000)

€ 6.775

Buitengerechtelijke incassokosten: zakelijke klanten

Ten aanzien van zakelijke klanten gelden minder strenge eisen. Hier geldt bijvoorbeeld geen veertiendagentermijn. Ten aanzien van de hoogte van het verschuldigde bedrag aan incassokosten, geldt het volgende jegens zakelijke klanten. Als partijen niets hebben afgesproken, geldt bovengenoemde wettelijke staffel. Partijen mogen een hoger bedrag afspreken bij overeenkomst (eventueel via algemene voorwaarden). Een gebruikelijk percentage is 15% van de hoofdsom met een minimumbedrag van € 250,-. Anders dan bij consumenten, kan een rechter de gevorderde incassokosten matigen of volledig afwijzen.

Willemijn Nijman

Juriste

w.nijman@syncount.nl