Personeelsdossier

dinsdag 09 mei 2017

Het klinkt misschien als een eindeloze klus, maar dat valt best mee! Als u er maar een goed systeem voor hebt en het gewoon doet.

Als ondernemer met personeel bent u wettelijk verplicht om een personeelsadministratie te voeren. Twee aspecten zijn belangrijk: het veilig bewaren van administratieve en fiscale gegevens en daarnaast overige gegevens over hoe de werknemer functioneert.

Neemt u een nieuwe werknemer in dienst, maak dan direct een dossier aan, waar u vervolgens alle gegevens in bewaart.

In het algemeen bevat een personeelsdossier gegevens en documenten uit de volgende vijf hoofdgroepen:

Persoonlijke gegevens

  • NAW gegevens
  • Kopie van het identiteitsbewijs, geen rijbewijs
  • Burgerservicenummer (BSN)
  • Sollicitatiebrief en het CV van de werknemer
  • Opgaaf gegevens voor de loonheffing  
  • Kopieën van diploma's
  • Getuigschriften
  • Verklaring van goed gedrag (indien van toepassing)
  • Werkvergunning of verblijfsvergunning (voor buitenlandse werknemers)

 Contracten & arbeidsvoorwaarden

  • Kopie aanstellingsbrief
  • Arbeidsovereenkomst
  • Als er een personeelsreglement / personeelshandboek van toepassing is: een door de werknemer ondertekende verklaring dat hij akkoord is met de toepasselijkheid daarvan
  • Eventuele aanvullingen of wijzigingen arbeidsovereenkomst
  • Geheimhoudingsverklaring (indien van toepassing)
  • Documentatie over pensioenregeling (indien van toepassing)
  • Onkostenvergoedingen (indien van toepassing)
  • Bonus- en of targetregelingen (indien van toepassing)
  • Documentatie over gefaciliteerde middelen van het bedrijf (leaseauto, laptop, gsm, kleding, bescherming, et cetera) (waaronder door de werknemer voor akkoord getekende gebruikersovereenkomst) (indien van toepassing)
  • Arbeidstijdenregistratie (bijvoorbeeld klokkaarten) (indien van toepassing)
  • Eventueel zwangerschaps- ouderschaps- of zorgverlof, bijzonder verlof (indien van toepassing)

 Functioneren & ontwikkeling

  • Functieomschrijving
  • Salarisschaalindeling
  • Verslagen van beoordelings- en/of functioneringsgesprekken
  • Persoonlijk ontwikkelingsplan (POP)
  • Afspraken over loopbaan: actieplan, (persoonlijk) ontwikkelingsplan (POP) en targets
  • Gevolgde cursussen en opleidingen
  • Overzicht van loopbaan: toegekende promoties, et cetera

 Ziekteverzuim

  • Verzuimfrequentie
  • Eventuele informatie over de functionele beperkingen van de zieke werknemer en de noodzakelijke aanpassingen op de werkplek

 Diversen & bijzonderheden

  • Persoonlijke werkaantekeningen van leidinggevende
  • Correspondentie met de werknemer

Let op!

Er mogen géén medische gegevens worden opgenomen in het personeelsdossier. Dus ook niet het re-integratiedossier. Medische gegevens horen thuis in het Arbo dossier dat berust bij de bedrijfsarts.

Welke gegevens horen uitdrukkelijk niet thuis in een personeelsdossier?

Het is op grond van artikel 16 e.v. van de Wet bescherming Persoonsgegevens uitdrukkelijk verboden om informatie in het personeelsdossier op te nemen over iemands:

ras, geloofsovertuiging, lidmaatschap van een vakbond, kerk, milieubeweging of politieke partij, seksuele geaardheid, lichamelijk en geestelijke gezondheid en een strafblad.

Tip: Ruim het dossier regelmatig op

Zeker wanneer een medewerker al meerdere jaren in dienst is, krijg je op den duur waarschijnlijk last van dossiervervuiling. Schoon het personeelsdossier regelmatig op, bijvoorbeeld één keer per jaar. Gebruik voor vernietiging van analoge (papieren) persoonsgegevens het liefst een papierversnipperaar.

Een goed dossier is onmisbaar. Als wij u daarbij kunnen assisteren horen wij dat graag.

Anton Bos

Hoofd Salarisadministratie

a.bos@syncount.nl